Ваш браузер устарел. Рекомендуем обновить его до последней версии.


Новости

2021.07.11

SD было обновлено

Смотреть

2021.07.11

 САНПРТО было обновлено:

+ авторасстановка КТ по азимутам;

+ словесное описание расположения зданий.

Смотреть

2018

 Запустился новый проект по гибридному усилителю звуковой мощности

Смотреть

Систематизация и хранение документов «SD»

Систематизация и хранение документов «SD»

Опубликовано 05.12.2020

Скачать полную версию (zip)

Размер: ~11 МБайт 

Скачать обновление (v 1.0.0)

(Серверная  версия)

По умолчанию в системе заведён «Администратор SD» с паролем «12345» - рекомендуется сменить.

 Программное обеспечение «Систематизация документов» (SD) представляет собой базу данных и файлов. SD предназначена:

  • Для учёта:
    • Распорядительных документов (приказы, служебные записки и др.);
    • Документов (проектов, договоров, и др.);
    • Так же, записывает историю изменений в документах;
  • Ведения задач (напоминание, отслеживание).

Распорядительные документы

В древовидной структуре можно создавать названия документов, присваивать им номер и дату. Создавать каталоги и вложения документов. Прикреплять к документам по два файла. Файл «Основной документ» защищён от случайного/преднамеренного удаления и от подмены другим документом. Открывать «Основной документ» двойным кликом по названию документа. Редактировать/удалять документы в выпадающем меню.

Для перехода в раздел Приказов на кнопке перехода должна быть надпись «Приказы».

Аутентификация

Каждый пользователь входит по своему паролю.

По умолчанию в системе заведён «Администратор SD» с паролем «12345» - рекомендуется сменить.

Для создания нового пользователя в меню «Файл»-«Пользователи» необходимо зайти с правами администратор, посмотреть может любой пользователь и нажать на кнопку с «плюсом» (добавить). 

Удалить пользователя невозможно, но можно его отключить – поле (Разрешён). Поле «Напомнить обо мне» - напомнит пользователям о дне рождения, если они выберут меню «Файл»-«День рождения‼!».

Вид документа

Глобальный контейнер, в котором хранятся документы. Можно создавать «виды» по виду документов. Поиск идёт в выбранном виде документов. 

Файлы

К каждому документу можно загрузить в БД 2 фала. При этом, файл загруженный в «Основной документ» нельзя будет удалить или подменить после 40 дней (он останется в БД навсегда, без возможности заменить его другим файлом), файл загруженный в «Копия документа» - можно менять, загружать повторно в любое время.

Свойства документа

На вкладке «Свойства», панели «Инструменты», можно устанавливать:

  • статус документа – рабочий, списан или установить свой собственный статус (Меню-«Приказы/Документы»-«Статус документов»);
  • Номер документа;
  • Дату документа;
  • Количество страниц в документе;
  • Через сколько дней списать документ – будет изменён статус на «Списан» (Меню-«Приказы/Документы»-«Срок хранения» или правой мышкой по полю);
  • Указать дополнительные сведения (описание документа).

Поля редактируются по двойному клику мыши.

Создание документов

Вкладка «Редактирование документов» на панели «Инструменты»-«Управление».

Пользователь может создавать документы:

  • Общие – видны всем (по умолчанию);
  • Личные – видны только ему (необходимо поставить галочку).

Администратор может общие документы сделать своими личными, а пользователь не имеет таких прав. Любой пользователь может сделать документы общими.

Способы создания документов:

  • «Загрузить документ» - создаёт имя документа в БД и сразу запрашивает файл для загрузки. Файл размещается в разделе «Основной Документ».
  • «Добавить документ» и «Добавить вложение» создают только название документа в дереве. Файлы можно прицепить потом.
  • «Добавить раздел» - создаёт раздел в дереве документов с изображением папки . К разделу можно прицеплять документы.

Пометки документов

На документе можно поставить/снять пометку . Она не к чему не обязывает, просто для удобства визуального поиска важных документов.

Панель «Инструменты»-«Управление»-«Редактирование документов».

Ссылки на другие документы

К каждому документу можно привязать неограниченное количество ссылок на другие документы. Например, можно создать основной документ, а во вложении все его редакции, а можно указать, что этот приказ ссылается на другой приказ или на ряд зависимых документов.

Все ссылки отображаются в окне «Ссылки на другие документы» в низу окна. При двойном щелчке по ссылке происходит переход на выбранный документ.

Задание ссылки – указать документ, к которому будет привязываться ссылка, нажать на кнопку с галочкой в окне ссылок  она изменится на кнопку , указать документ, на который нужно сослаться (к нему будет сделан переход при выборе ссылки).

При создании ссылки можно указать произвольное число – для личных целей, ни на что не влияет.

Правее ссылок в окне «Ссылки на другие документы» можно оставить описание ссылки (двойной клик для перехода в режим редактирования).

Поиск

Панель «Инструменты»-«Свойства»-«Поиск».

Документы можно искать как по номеру так и по тексту. При установленных флажках поиск идёт по любому частичному совпадению. При снятых флажках – точно, как в запросе, но можно использовать подстановочные символы:

  • * - любое количество символов, например: *ама - результатом поиска могут быть слова мама, лама и пилорама;
  • _ - любой один символ, например: _ама - результатом поиска могут быть слова мама и лама.

Загрузить документы

Если раньше Вы не знали об программе SD и у Вас уже есть каталог с файлами, то его можно загрузить в БД одним кликом: Меню-«Приказы/Документы»-«Статус документов». Все файлы будут помещаться в отдел «Основной документ». Дата и номер документа, по возможности, будут извлекаться из названия файлов, иначе дата создания берётся из системного меню компьютера.

Выгрузить выделенное

Можно выгрузить на жёский диск с сохранением структуры выделенный документ или целый раздел. Файлы из БД не удаляются. 

Документы, проекты

Все функции и управление такое же, как и в разделе Приказы, за исключением хранения файла в «Основной документ». На это файл не накладываются жёсткие ограничения, т.е. как и «Копию документа» его можно заменить в любое время, удалить документ через, скажем, полгода.

Данный раздел «Документы» можно использовать для проектов, договоров и др. Документов не критичных, если их кто-то случайно или преднамеренно удалит. Для перехода в раздел Документов на кнопке перехода должна быть надпись «Документы».

Журналирование

Меню «Приказы/Документы»-«Журнал»-«Журналирование».

Почти все действия в разделах Приказы и Документы записываются в журнал по следующей логике, для выбранного вида журнала: указывается что было в поле до и после редактирования, действие редактирования:

  • «+» - добавлено новое действие;
  • «~» - редактирование поля;
  • «-» - удаление поля;

дата события, «В столбце» - где происходило изменение, «Пользователь» - под чьей учётной записью было совершено действие; с какого компьютера (имя компьютера в сети) и под каким пользователем вошёл человек на компьютер.

 

Журнал можно сохранить в *.xml файл и открыть в браузере или другой программой.

Очистить журнал

В меню «Приказы/Документы»-«Журнал»-«Очистить журнал» можно очистить журнал, но несколько сотен последних строк удалить нельзя.

Размер БД не уменьшится, но новые данные и файлы будут записываться в появившееся пустое место, так что, какое-то время размер БД не будет увеличиваться.

 

source

Политика cookie

Этот сайт использует файлы cookie для хранения данных на вашем компьютере.

Вы согласны?